Birçok PR profesyoneli gazetecilere gönderilen basın bültenlerinin çoğu zaman okunmadığının farkında. Ancak gelen kutuları her gün yüzlerce basın bülteni ile dolan gazeteciler bazı bültenleri detaylı bir şekilde okuyor ve haberleştiriyor.

Peki, bültenlerinizin, gazetecilerin dikkatini çekme olasılığını nasıl artıracağınızı biliyor musunuz? Kısaca anlatmak gerekirse onlara okumamaları için nedenler vermeyin yeter.

İlgili: PR Sektöründe Başarıya Ulaşmanızı Sağlayacak 7 İnce Beceri

İşte bir sonraki basın bülteninizi gazetecilere servis etmeden önce kontrol etmeniz gereken 11 şey:

1. Yazım Yanlışları

Basın mensupları, yazım yanlışlarıyla dolu bültenleri düzenlemekle uğraşmayıp günde onlarca maili çöp kutusuna gönderiyor. Yazım yanlışlarını ve kaotik cümleleri azaltarak basın mensubunun işini kolaylaştırın. Yazım yanlışlarını ve dil bilgisi kurallarını sadece metin denetleyicisi ile kontrol etmeyin. Basın bülteninizi yazdıktan sonra bir kez okumalı, bir kez daha okumalı ve bir kez daha okumalısınız. Hatta bir iş arkadaşınızdan da tekrar okumasını isteyebilirsiniz.

İlgili: İyi Bir PR Uzmanının Sahip Olması Gereken 10 Özellik

2. İlk Paragrafa Dikkat!

Bir bültenin ilk paragrafı, bülteni yazmanıza neden olan olaya odaklanmalıdır. Örneğin yeni bir ürün bülteni yazıyorsanız bültenin bu ürün ile ilgili olduğunu kısa ve anlaşılabilir bir şekilde anlatın. Diğer detayları bültenin daha sonraki bölümlerine yedirin. İlk paragrafta 5N1K kuralına uyulduğundan emin olun.

3. Ters Piramit

Bültenin girişini güçlendirmeniz için bülteni ters piramit şeklinde yazmalısınız. Yani bültene konu olan olaydaki tüm bilgileri en önemliden en önemsize bir sıraya koyun. Gazetecilerin basın bültenlerini okumak için 1 dakikadan daha az zaman harcadıkları fikrini destekleyen bazı araştırmalar var ve bu nedenle dikkatlerini ilk cümlelerde çekmelisiniz. Sonra konu ilgilerini çekerse okumaya devam ederler. İlk iki paragrafta gereksiz detaylarla onları meşgul ederseniz daha fazla okumaları fırsatını kaçırırsınız.

4. Görüşlere Yer Verin

Görüşler bülteninize canlılık kazandırır. Basın bülteninize bir veya en fazla iki kişinin konu hakkındaki görüşlerini ekleyin. Bu görüşleri CEO’dan ve bir iş ortağı ya da müşteriden almak genel bir kuraldır. 3. taraflardan gelen görüşleri bültene eklemek ise harikadır çünkü daha objektif konuşacaklardır. Görüşleri yazarken bunların gerçekten bir insanın söyleyebileceği düzende olmasına da dikkat etmelisiniz. Bunun için sesli okuyarak kulağa nasıl geldiğini denetleyin.

5. Detaylar Önemlidir

Kaç kez etkinliklerle ilgili duyurularda tarih, saat ve yerin belirtilmediğine şahit oldunuz? Bir etkinlik bülteni yazıyorsanız bu bilgilere ilk paragrafta yer vererek hemen görmelerini sağlayın. Etkinlikler söz konusu olduğunda bu, gazetecilerin ve hedef kitlenizin öğrenmek istediği ilk bilgilerdir. Tarihler, telefon numaraları, adresler ve diğerleri… İçinde sayı bulunan tüm ayrıntıları defalarca kontrol edin. Küçük bir hata karışıklığa neden olabilir.

6. Veriler İlgi Çekicidir

Gazeteciler verileri çok sever. Bültenlerinizde kullanmak üzere bir araştırma raporunuz varsa harika. Yoksa da küçük bir arama yapıp Google üzerinden benzer konuda bir araştırma bulabilirsiniz. Yer verdiğiniz araştırmanın kaynağını belirttiğinizden emin olun. Gazeteciler araştırma verilerinin nereden geldiğini merak edeceklerdir. Onları aramakla uğraştırmayın.

7. İddialı Sözcükler

“Çığır açan” ya da “devrim yaratan” gibi kelimeler bültende az miktarda kullanılmalıdır. Asla doğru olmayan iddialı sıfat tamlamaları kullanmayın.

8. Kısa Tutun

Bazı bültenler sadece uzun oldukları için çöp kutusuna gönderilebilir. Gazetecilerin dikkatini çekmek için daha kısa bültenler yazın ve bültenin odak noktasının dışına çıkan cümleleri metinden arındırın.

9. Linkleri Kontrol Edin

Evet, kulağa basit geliyor ama bir gazeteci işe yaramayan bir bağlantıya tıklarsa bu durum basın mensubunun dikkatini çekmek için elinizdeki fırsatı kaçırmanız anlamına gelebilir.

10. İletişim Bilgilerinizi Ekleyin

Bültenin alt kısmına ulaşılabilir bir mail adresi ve telefon eklemeyi unutmayın. Bir gazeteci daha fazla ayrıntı için sizinle iletişime geçmek istediğinde ona hızlıca geri dönebilirsiniz.

11. Hakkında Kısmını Unutmayın

Hakkında kısmı basın bülteninin sonunda yer alan ve markanızı tanımlayan paragraftır. Servis ettiğiniz her bültenin sonunda olmalıdır. Markanızın basın bülteni ile ilk kez karşılaşan basın mensubu, markanızın ne iş yaptığını bilmelidir.

Bu ipuçlarını uygulamak tüm basın bültenlerinizin okunmasını sağlayacak mı? Muhtemelen hayır ama en azından gürültü yaratmama şansı daha yüksek olacaktır.