Üretken ve tatmin edici çalışmaları teşvik eden bir ofis ortamı geliştirmek herhangi bir yönetici için zor olabilir. Çünkü herkesin farklı çalışma tercihleri ve farklı güçlü ve zayıf yönleri vardır. Bu yüzden herkes için uygun bir yaklaşım bulmak zordur.
Bununla birlikte, tüm ekibinize en iyi performanslarını göstermelerine yardımcı olabilecek şirket kuralları da vardır. Bu yazıda çalışanlarınız için mümkün olan en iyi ortamı geliştirecek yazılı olmayan yaklaşımları ve prosedürleri açıklamaya çalıştım. Bu yazılı olmayan kuralların neler olduğuna gelin bir bakalım.
Her Düşünce Önemlidir
Çalışanların her konuda görüşlerini açıklamalarını zorunlu kılan resmi bir yazılı kural bulunmamalıdır. Bu, insanların aslında bir şartı yerine getirmek için iş yapmasına neden olur. Bunun yerine çalışanlarınızın görüşlerinin önemli olduğunu bilmelerini sağlayın ve bu görüşlerini düzenli olarak söylemelerini teşvik edin. Bu, çalışanlarınızın konuşurken rahat oldukları bir ofis ortamı yaratacak ve çoğu bu kaliteyi takdir edecektir. Eklenen moral artışı, çalışanların şirket için daha fazla çalışmaya istekli olmalarını sağlayacak ve topladığınız görüşler şirketinizin sorunlarını bulmak ve çözmek konusunda harikalar yaratacak.
Kısacası çalışanlarınıza, kendilerinin ve iş arkadaşlarının söylediklerine önem verdiğinizi gösterin.
İnternet Kullanımında Bir Kısıtlama Yoktur
Önceleri interneti iş dışında başka şeyler için kullanmak ciddi bir ihlaldi ve şirket zamanının boşa harcanması olarak görülürdü. Günümüzde ise sosyal medya ve internet bir bütün olarak yaşamlarımıza yerleşmiş durumda ve tamamen kaçınılmaz. “İnternette ve sosyal medyada dilediğinizce gezinin.” diye yazılı bir kural oluşturmak bariz nedenlerle kötü bir fikirdir. Ancak insanların Swarm’da yer bildirimi yapmalarına, selfie çekip Instagram ya da Snapchat hikayelerine koymalarına, Twitter’da bir kaç tweet atmalarına ya da Facebook’ta bir şeyler paylaşmalarına ve haber okumalarına izin verilmesi ile ilgili yanlış bir şey yoktur. Birkaç dakikalığına kişisel sebeplerden dolayı interneti kullanan birini yakalarsanız uyarmayın.
Bunun yerine, iş arkadaşlarınızın kişisel internet kullanımlarına izin verildiğini ancak kötüye kullanılmaması gerektiğini bilmelerini sağlayın. Bir haber akışını yakalamak ve saatlerce ev alışverişi yapmak arasında büyük bir fark vardır.
Saatler Esnektir
Çoğu şirketin saatler konusunda sıkı beklentileri vardır. Çalışanlar en geç 9’dan önce masalarında olup çalışmaya başlar ve 5’den sonra herhangi bir zamanda serbesttir. Bu kural hakkında bir değişikliğe gitmeniz gerekmez. Fakat bazı durumlarda saatler, işin niteliği ve niceliği kadar (örneğin, çalışanların üretkenliği kadar) önemli değildir. Çalışanlarınızın bu sistemi kötüye kullanmasına izin vermeyin, ancak esneklik kendiliğinden işe yarayacaktır. Herkesin günün farklı saatlerinde farklı işlev seviyeleri vardır ve bu tür bir ortam oluşturmak herkesin yapabileceklerinin en iyisini en doğru zamanda yapmalarını sağlar.
Mola Gerçek Bir Moladır
Genel olarak bir çalışan öğle yemeği için 30 dakika dışarı çıkarsa, öğle yemeğinde çalışan veya yemeği masasında yiyen birinden daha az üretken görülür. Ancak molalar iş gününün önemli bir parçasıdır ve gerçek molalar verildiğinde üretkenliği artırabilir, sadece yemek aralarıyla değil.
Çalışanlarınıza örnek teşkil etmek için mola vermeyen çalışanlarla görüşün. Neden mola almayı tercih etmediklerini sorun. Onları masalarından bir kaç dakika uzaklaşmak konusunda ikna edin. Bunu yapmak şirketin genel moralini artıracak ve birkaç toplu iş saatini kaybedecekseniz de çok daha üretken olunacaktır.
Dostluk Önemlidir
İnsanları takım çalışmasına zorlayamazsınız. Fakat doğal olarak takım çalışmasını teşvik eden bir ortam yaratabilir ve çalışanlarınız arasındaki dostluğu teşvik edebilirsiniz. Takım çalışmalarını, oyunları ve şirket etkinliklerini çalışanlarınızın birbirini tanımasına yardımcı olmak için kullanın ve kişilerin kendi aralarında konuştuğunu gördüğünüzde bu konuşmaların devam etmesini teşvik edin. Çalışanlarınızın birbirleriyle güçlü bağlar kurmalarına yardımcı olduğunuzda ortak hedefler için birlikte çalışmak daha olası olacaktır.
Ayrıca, ofis duvarlarını yıkarak ve daha kişisel etkileşimlere izin veren fiziksel bir düzen oluşturarak bu tür gelişmeleri teşvik edebilirsiniz. Çalışanlarınız gerçekten ekibin bir parçası gibi hissettiklerinde en iyi performanslarını göstermeleri mümkün olacaktır.
Sonuç
Çalışanlarımıza, neyin önemli olduğunu hatırlatın. İnsanları 9’dan 5’e kadar takım elbiseli olarak havasız bir bölmede kravatlayabilir, öğle yemeklerini geçiştirebilir ve kafalarını aşağı çekip kimseyle iletişime geçmeden tamamen işlerine odaklanmasını sağlayabilirsiniz. Fakat 9:30’da işe gelip, birkaç mola alan, rastgele kıyafetler giyen ve diğer insanlarla iletişim kuran birinden daha az iş yaptığını görürsünüz. Üretkenlik, kuralları kesinlikle takip etmek değil elinizden geleni yapabileceğiniz bir ortam yaratabilmektir. Kağıt üzerinde kurallar oluşturmak güzel, çünkü yasal belgelere sahip olmanızı sağlar fakat ofis kurallarınızın çoğu kayıt dışı ve esnek olmalıdır. Çalışanlara ne yaptıklarının, nasıl yaptıklarından çok daha önemli olduğunu hatırlatın.
Bu yazılı olmayan kurallar her iş için uygun olmayabilir veya her iş için işe yaramayabilir ancak bana göre verimlilik ve moral için harikalar yaratırlar. Ofisiniz, kurallar ve sınırlarla dolu bir yer olmamalı. Çalışanlarınıza esnek ama sağlam bir yapı kazandırmak ve ekibinizden en iyi sonucu almak için “yazılı olmayan kurallar”ın gücünden yararlanın.